Softwareverträge prüfen: Laufzeit, Haftung und Ausstiegsklauseln

Warum sich die Prüfung von Softwareverträgen vor der Unterschrift lohnt

Softwareverträge bestehen selten aus einem einzigen Dokument. Typisch ist ein Vertragsdokument – Vertrag, Offerte oder Auftragsbestätigung – mit kommerziellen und technischen Spezifikationen, ergänzt durch allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Beim Anbieter Gartenmann Software AG setzen sich die Verträge aus genau diesen zwei Teilen zusammen. Die AGB gelten auch für Folgeaufträge, ohne dass im Einzelfall immer darauf Bezug genommen wird.

Wer nur das Vertragsdokument liest, übersieht deshalb regelmässig die Bedingungen, die später den Ausschlag geben.

Die vier wiederkehrenden Risikofelder sind Laufzeit, Leistungsumfang, Haftung und Ausstieg. Beim ersten genügt ein verpasster Kündigungstermin, und die Dienstleistung ist nach der Beschreibung des Konsumentenschutzes oft für ein ganzes weiteres Jahr geschuldet – solche Verträge werden dort Rollover- oder Knebelverträge genannt.

Beim Leistungsumfang führt ein unpräziser Vertragsgegenstand laut einer Fachübersicht zu IT-Verträgen der Juristin Carmen de la Cruz Böhringer (LEXcellence AG) zu Haftungsrisiken und unvorhergesehenen Zusatzkosten. Auf der rechtlichen Ebene ist Vorsicht vor Schablonen angebracht: Nach law.ch werden die meisten Softwareverträge als Nominatkontrakte qualifiziert, andere als Innominatkontrakte, und die rechtliche Qualifizierung ist auf den Einzelfall abzustellen.

Solche allgemeinen Rechtsinformationen ersetzen, wie law.ch selbst festhält, eine Individualberatung im konkreten Fall nicht.

Laufzeit, automatische Verlängerung und Kündigungsfristen

Befristete Verträge können mit der entsprechenden Klausel nach Ablauf der Laufzeit automatisch verlängert werden (vertragsrecht24.ch). Der Konsumentenschutz beschreibt den Mechanismus so: Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf automatisch um eine weitere Periode, sofern nicht rechtzeitig gekündigt wurde.

Wer die Kündigungsfrist verpasst, bezahlt die Dienstleistung oft für ein ganzes weiteres Jahr – oder länger, wenn die Frist auch im Folgejahr verpasst wird. Als typische Beispiele nennt der Konsumentenschutz Fitness-, Online-Dating-, ÖV- und Zeitschriften-Abos sowie kostenlose Probeabos, die ohne Kündigung in ein kostenpflichtiges Abo übergehen.

Automatische Verlängerungen sind nicht per se unzulässig; die Rechtslage wird laut vertragsrecht24.ch in der Schweiz aber kontrovers diskutiert. Strittig ist weniger die Zulässigkeit als das Ausmass eines jederzeitigen Kündigungsrechts. Voraussetzung für die Gültigkeit ist unter anderem ein ausdrücklicher Hinweis auf die Klausel; solche Klauseln können gegebenenfalls unter Berufung auf Unlauterkeit oder Ungewöhnlichkeit angefochten werden.

Artikel 404 des Obligationenrechts (OR) sieht vor, dass Aufträge von den Vertragsparteien jederzeit widerrufen bzw. gekündigt werden können. Erfolgt die Kündigung zur Unzeit, ist der Kündigende verpflichtet, den dem Vertragspartner verursachten Schaden zu ersetzen.

Artikel 19 OR hält die Vertragsfreiheit fest: Der Inhalt eines Vertrages kann innerhalb der Schranken des Gesetzes beliebig festgelegt werden.

Der Konsumentenschutz erwähnt in diesem Zusammenhang ein jederzeitiges Kündigungsrecht mit einer maximalen Frist von zwei Monaten.

Für die Prüfung heisst das, drei Angaben aus dem Vertrag herauszuziehen und vor der Unterschrift abzugleichen: erstens die Erstlaufzeit, zweitens die Verlängerungsdauer pro Rollover und drittens Frist und Form der Kündigung. Notieren Sie zusätzlich, an welche Adresse die Kündigung gehen muss und welche Bestätigung der Anbieter schuldet, damit die Kündigung beweisbar ist.

Wird die Kündigungsfrist relativ zum Ende einer Periode definiert, lohnt sich ein Blick darauf, ob die Frist an den Vertragsbeginn oder an das Periodenende anknüpft; davon hängt ab, welcher Termin im Kalender tatsächlich massgebend ist.

Leistungsumfang und Vertragstyp richtig einordnen

Softwareverträge bündeln häufig unterschiedliche Leistungen. Nach law.ch sind Vertragsgegenstand oft die Lieferung von Standardsoftware, etwa eines Betriebssystems, und die Entwicklung von Individualsoftware.

Lässt sich ein Vertrag nicht unter die gesetzlich vorgesehenen Vertragstypen subsumieren, ist je nach Rechtsfrage zu prüfen, nach welchen gesetzlichen Bestimmungen oder Rechtsgrundsätzen die Beurteilung vorzunehmen ist; die rechtliche Qualifizierung ist auf den Einzelfall abzustellen.

Das Spektrum reicht laut der Fachübersicht von Cloud-Lösungen über IT-Beratungs- und Wartungsverträge bis zu agilen Software-Entwicklungsverträgen.

Je nach Leistungsgegenstand fallen solche Verträge entweder unter das Auftrags- oder das Werkvertragsrecht: Beim Auftragsrecht steht die sorgfältige Erbringung der Leistung im Vordergrund, beim Werkvertrag schuldet der Dienstleister einen konkreten Erfolg wie eine funktionierende App.

Da diese Verträge fast immer Elemente mehrerer Innominatverträge enthalten, ist eine präzise Definition des Leistungsumfangs, der Nutzungsrechte und der Datenschutzkonformität entscheidend, um Haftungsrisiken und unvorhergesehene Zusatzkosten zu vermeiden. Ebenso sind Lizenzrechte und Nutzungsbedingungen detailliert abzugrenzen, um teure Nachverhandlungen zu verhindern.

Wie eng der Nutzungsumfang gefasst sein kann, zeigt ein Blick in veröffentlichte AGB: Bei Gartenmann Software AG bedeutet die Lizenz das Recht, die Software im Objektcode auf einem eigenen System und für eigene Zwecke zu nutzen. Der Betrieb durch einen externen Outsourcing-Dienstleister ist erlaubt; dieser darf die Software aber nur für den Kunden einsetzen und muss sich schriftlich zur Einhaltung der Bedingungen verpflichten.

Das Nutzungsrecht ist auf die im Vertrag bezeichnete Anzahl gleichzeitiger Nutzer, Instanzen und/oder Transaktionen beschränkt.

Nicht zulässig sind unter anderem der Gebrauch auf einem anderen als dem Kundensystem, der Betrieb auf mehr Arbeitsstationen oder mobilen Zusatzgeräten als beim Lizenzerwerb angegeben, der Betrieb eines Rechenzentrums für Dritte, das über den bestimmungsgemässen Gebrauch hinausgehende Kopieren, die Vermietung, der Verleih oder die Weitergabe an Dritte sowie die Bearbeitung, Änderung oder Erweiterung der Software.

Haftung, Gewährleistung und Datenschutz im Vertrag

Die Unterscheidung zwischen Auftrags- und Werkvertragsrecht ist nicht akademisch, sondern entscheidend für die Haftung: Wird ein Erfolg geschuldet, stellt sich die Frage der Leistungsstörung anders als bei blosser sorgfältiger Leistungserbringung. Die Fachübersicht zu IT-Verträgen nennt als weitere Pflichtpunkte die Datenschutzkonformität gemäss dem revidierten Datenschutzgesetz, die vertraglich zu regeln ist, insbesondere bei grenzüberschreitenden Datenflüssen.

In den AGB finden sich regelmässig Haftungsbeschränkungen. Die AGB von Gartenmann Software AG gliedern die Bestimmungen in allgemeine Bestimmungen und besondere Bestimmungen für die einzelnen Vertragstypen – Lizenz-, Wartungs-, Miet-, Kauf-, Support-, Dienstleistungs-, Entwicklungs- und ASP-Lizenzvertrag –, sodass die für den konkreten Vertrag massgebende Regel erst beim passenden Vertragstyp sichtbar wird.

Prüfen Sie deshalb getrennt, was bei Mängeln, Verzug, Datenverlust und Ausfall geregelt ist: Haftungsobergrenzen, Ausschlüsse für mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn, Fristen für die Mängelrüge, Nachbesserung oder Ersatz sowie die Frage, wer die Beweislast für die Funktionsfähigkeit trägt. Bei Werkverträgen kommt das Abnahmeverfahren hinzu, bei Auftragsverhältnissen die jederzeitige Kündbarkeit nach Artikel 404 OR.

Beim Datenschutz lohnt sich eine genaue Unterscheidung zwischen Information und Einwilligung. Wie juristenfutter.ch am Beispiel von Arztpraxen und Kliniken darlegt, verlangt das Datenschutzgesetz (DSG) für die Bearbeitung von Personendaten grundsätzlich keine Einwilligung – auch nicht für besonders schützenswerte Gesundheitsdaten. Erlaubt ist die Bearbeitung, solange die Bearbeitungsgrundsätze eingehalten werden und keine widerrechtliche Persönlichkeitsverletzung vorliegt (Art. 6 DSG und Art. 30 f. DSG).

Das als «Datenschutzformular» bezeichnete Dokument ist in Wahrheit eine Datenschutzerklärung, also die Erfüllung der Informationspflicht nach Art. 19 DSG – eine einseitige Information, kein Vertrag. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält in einem Merkblatt zu Patientenformularen fest, dass die Einwilligung keine Voraussetzung der Datenbearbeitung und die Kenntnisnahme keine Gültigkeitsvoraussetzung ist. Eine erteilte Einwilligung ist zudem jederzeit widerrufbar.

Für Softwareverträge bedeutet das: Eine pauschale Einwilligungsklausel ersetzt keine Regelung der Bearbeitungsgrundlagen, der Datenflüsse und der Pflichten des Anbieters.

Ausstiegsklauseln: Kündigung, Datenmitnahme und Migration

Bei Cloud-Lösungen sind Ausstiegsstrategien und Datenmigrationen vor Vertragsabschluss verbindlich zu definieren – das ist die Kernempfehlung der Fachübersicht zu IT-Verträgen. Was nicht vor der Unterschrift geregelt ist, wird beim Ausstieg zur Verhandlungssache, in der der Anbieter die Daten und den Betrieb in der Hand hält.

Bei Auftragsverhältnissen kommt hinzu, dass Aufträge nach Artikel 404 OR jederzeit widerrufen bzw. gekündigt werden können. Erfolgt die Kündigung zur Unzeit, ist der Kündigende zum Ersatz des verursachten Schadens verpflichtet. Der Ausstieg kann damit selbst dann Geld kosten, wenn das Kündigungsrecht besteht.

Für die Vertragsprüfung gehören folgende Punkte in eine Ausstiegsklausel: das Recht, zu einem bestimmten Termin und mit einer definierten Frist zu kündigen, einschliesslich der Form und der Empfängeradresse. Die Pflicht des Anbieters, die Daten in einem vereinbarten, maschinenlesbaren Format und innert einer festen Frist herauszugeben. Die Regelung, was nach Vertragsende mit den Daten geschieht, wer die Löschung vornimmt und wie diese bestätigt wird.

Ebenso zu regeln sind die Kosten des Ausstiegs, aufgeteilt nach Datenexport, Migration und allfälliger Unterstützungsleistung, sowie die Pflicht zur Weiterführung des Betriebs während einer Übergangsphase, bis die neue Lösung produktiv ist. Bei Individualsoftware ist zusätzlich zu klären, wem der Quellcode gehört und wie der Kunde im Krisenfall an ihn gelangt. Bei einem Wechsel zu einem anderen Anbieter sollten Schnittstellen, Datenformate und Dokumentation als Bestandteil der Ausstiegsregelung verlangt werden.

Praktisch lohnt sich ein Ausstiegsszenario auf Papier. Klären Sie: Wer gibt wann welche Daten in welchem Format heraus? Welche Leistungen laufen bis wann weiter? Welche Kosten fallen in welcher Phase an? Und welche Fristen müssen Sie selbst einhalten, um nicht in eine weitere Verlängerungsperiode zu geraten?

Checkliste für die Prüfung von Softwareverträgen

Laufzeit und Kündigung: Erstlaufzeit, Verlängerungsdauer pro Rollover, Kündigungsfrist und Kündigungstermin, Form und Empfängeradresse der Kündigung, ausdrücklicher Hinweis auf die Verlängerungsklausel, Kündigungsbestätigung des Anbieters.

Klären Sie, ob die Klausel nach Unlauterkeit oder Ungewöhnlichkeit anfechtbar sein könnte. Prüfen Sie, ob ein jederzeitiges Kündigungsrecht nach Artikel 404 OR besteht und was eine Kündigung zur Unzeit kosten würde.

Leistungsumfang und Vertragstyp: Liegt Standardsoftware, Individualsoftware, Wartung, Support, Beratung oder eine Cloud-Leistung vor, und fällt der Vertrag damit unter Auftragsrecht (Leistungspflicht) oder Werkvertragsrecht (Erfolgspflicht)? Halten Sie Vertragsgegenstand, Spezifikationen, Schnittstellen und Abnahmekriterien schriftlich fest. Trennen Sie Vertragsdokument und AGB, weil die AGB auch für Folgeaufträge gelten können.

Nutzungsrechte: Umfang der Lizenz, zulässige Systeme und Geräte, Anzahl gleichzeitiger Nutzer, Instanzen und Transaktionen, Zulässigkeit von Outsourcing und Weitergabe an Dritte, erlaubte Änderungen, Rechte an Weiterentwicklungen.

Haftung, Gewährleistung und Datenschutz: Haftungsobergrenzen und Ausschlüsse, Fristen für die Mängelrüge, Nachbesserung und Ersatz, Abnahmeverfahren. Regelung der Datenschutzkonformität nach revidiertem DSG einschliesslich grenzüberschreitender Datenflüsse, Bearbeitungsgrundlagen statt pauschaler Einwilligung, Informationspflicht nach Artikel 19 DSG, Auftragsbearbeitung und Pflichten des Anbieters bei Datenverlust.

Ausstieg: Kündigungsrecht und Fristen, Datenrückgabe in einem definierten Format, Fristen für Export und Migration, Löschung und Löschbestätigung, Kosten des Ausstiegs, Übergangsbetrieb und Weiterführung des Services, Quellcode und Dokumentation bei Individualsoftware.

Bei Cloud-Lösungen sollten Ausstiegs- und Migrationsszenarien vor Vertragsabschluss verbindlich festgehalten werden.